2020年10月13日火曜日

アジェンダ

英語:agenda

アジェンダとは、アジェンダの意味

アジェンダとは、ビジネスで会議を行うための議題のことを指しており、英語の「agenda」の意味と同じである。わかりやすくいうと、話し合う内容を通達するためのものである。また、アジェンダと対に捉えられるものに「議事録」がある。議事録は、会議の進行内容などを表すものがアジェンダであるならば、議事録は実際に話し合った内容について書かれているものである。

ビジネス上のやり取りでは、しばしばこの議事録を作成することが求められることがあり、内容が順序立てられたアジェンダがあることで議事録の作成が円滑になる。議事録は予め決めておいた話題であるアジェンダとは違い、会議中にメモをしながら用意をすることになる。箇条書きなどでメモした話し合いの内容をきれいにまとめたものが議事録として活用される。つまり、会議内容のアジェンダが決まっていない限りは議事録自体も作成することができない。

アジェンダという言葉は、主にビジネスシーンでの使用が想定されるので、日常的に使用をすることは稀である。ビジネスの場合の意味には、課題や議題が当てはまる以外にも、行動指針としても使われる。それに対して日常生活で使う場合には、計画表やスケジュールなどの意味として考えることが多い。このことについては、アジェンダは計画表や予め予定をまとめた紙などの意味が英語としての「agenda」に含まれているからである。日常会話で使用する際には、アジェンダよりも単に「予定」や「計画」などと述べたほうが伝わりやすい。

アジェンダとレジュメとの違い

アジェンダと似た言葉に「レジュメ」がある。レジュメは論文の内容をまとめたもののことをいう。そのため、ビジネスで使われるよりも、学術的な場面で使われることが多い。ビジネスシーンで「レジュメ」として使われる場合は、プレゼンテーションの内容についてまとめたものとして扱われる場合である。レジュメには、講演会の発表内容として渡される紙を指していることからも、ビジネスで使う場合と講演会で使われる場合の共通点は一方的に話したり聞いたりすることである。

アジェンダは、レジュメとは違い、一方的ではなく双方的に話し合いなどをする場合の内容を指す。そのため、ビジネスシーンではない場合にも、会議をする場合には使われることがある。また、アジェンダとレジュメはどちらも外来語であり、日本語にするとアジェンダは「議事のまとめ」となる。レジュメの場合は、「論文や個人の発表のまとめ」である。

レジュメもアジェンダもこれから行うことをわかりやすく示した計画表とみなすことができることから、よく両者が混同されてしまうことがある。どちらも、相手の飲み込みや大勢での話し合いをより円滑にすすめることが目的であることからも、生産性の高い会議や講演会を行うには必要不可欠な材料である。レジュメは発表内容の流れについて説明するものではあるが、似たような言葉に「サマリー」がある。サマリーは、論文や発表物を部分的にまとめたものを指し、進行内容の「レジュメ」とは違う用法である。

アジェンダの書き方、コツ

アジェンダの書き方のコツは、できるだけ話し合う予定の内容を明確にすることと、話し合う議題が複数ある場合には話し合う順序を決めておくことである。特に、話し合いの順序や内容が逸れてしまうことで、スムーズな会議の進行が困難になってしまうからである。できるだけ明確なアジェンダを作成するには、目次のようにただ行うことだけを書かないようにすることがコツである。例えば、会議自体や会議の議題の目的を明確にしておくことで、話が脱線しそうになった場合にもアジェンダを振り返ることでもとの話し合いの路線に戻ることができる。この工夫によって、会議時間の短縮がされるので、長時間の会議を避けることにつながる。

ビジネスでは、会議をする内容が次回の会議につながっている場合も少なくないことから、次回に話し合うべき内容についてもアジェンダの後半に盛り込むと次回の会議にスムーズにつなげることができる。場所や日程などの基本的な事柄をアジェンダに記載しておくことが重要である。実際に会議をする際に時間配分に気をつけたり、会議時間を頭に入れておくことで、会議が始まるまでの気持ちの切り替えを万全に整えることにもつながることから、基本事項は漏れなく記載しておくことが必要である。万が一間違っていた場合には、会議自体の信用問題に関わることになるので、誤字脱字を含めた単純な誤りはできるだけ避けるようにし、アジェンダ作成者もすぐに誤りに対応ができるようにどこに何を書いたかわかりやすいレイアウトが望ましい。

アジェンダのテンプレート

ビジネスで使用するテンプレート例は以下の通りである。議事録を作成する場合にも、役立たせることができる。テンプレートにはアジェンダとして記載していくべき項目を載せており、その横に円括弧で補足事項を付している。

議題(何の会議をするかを記載する)
日時や場所(日時や場所についてはできるだけ紙面の上部に記載をすることが望ましい)
参加者(参加者が予めわかっている場合には、参加者の氏名や人数などを記入しておく)
会議進行役(会議の議長などが決まっている場合は、できるだけ記載)
議題(議題を複数設けている場合には、進行度順に記載していくことが重要)
議題1 00:00〜00:00(話し合いの時間の目安を決めておくことで時間配分に注意しつつ効率的な会議の進行を目指す)
議題2 上に同じ
議題3 上に同じ
次回の開催予定(会議が次回も続く場合には次回の会議の基本情報を記載しておく)

次回の会議がある場合には、基本情報だけ告知しておき、内容に関しては次回の会議が近づいてきた際に新たにアジェンダを作成することで、会議内容が前回の会議と混同しなくなる。余裕がある場合には、メモ欄などをアジェンダの空いている箇所に設けておくことが重要である。議事録を作成することになった担当者にとっては便利なスペースになるだけではなく、会議時に思いついたことをメモするためのスペースとしても活用することができる。