「了解です」の敬語表現
「了解」は、「ある物事の内容や状況を理解して、承認する」という意味の単語です。この言葉を含んだ「了解です」は、周囲からの依頼に答える返事として、ふだんのコミュニケーションの場でもよく耳にする表現のひとつでしょう。「了解です」を文法のうえからみると、名詞の「了解」と断定の助動詞「です」に分解できます。「です」は敬語表現のひとつである丁寧語に分類されているものですので、「了解です」はこのままで完結した敬語表現であるということができます。「了解です」の敬語の最上級の表現
「了解です」は丁寧語です。丁寧語は、聞き手や文章の読み手全般に対して敬意を表すものですが、最上級の敬語表現であれば、一対一の関係の中で敬意を払う相手を明確に設定する必要があります。「了解です」の場合、了解する行為の主体は自分、了解を求める客体は相手になりますので、ここは自分がへりくだって相手を立てる謙譲表現を用いることが適当です。謙譲表現のなかでも最上級の敬語表現としては、つつしんで承諾するという意味の「かしこまりました」がこれに相当します。「かしこまる」には「畏まる」の漢字を当てますが、「畏」を用いた表現に「畏くも」という最高敬語があります。これは「恐れ多くも、もったいなくも」という意味となり、皇室や外国の国王などに対してのみ使用できる言葉とされているものですが、この「畏」を含んでいる点からみても、「かしこまりました」という表現が「了解です」の最上級の表現であるということができるのです。
「了解です」の敬語のビジネスメール・手紙での例文
「了解です」は敬語表現ですので、ビジネスメールや手紙の中でも基本的にはこのままの形で使用することができますが、差し出す相手によっては失礼にあたる場合もありますので使い分けが必要になります。同僚や部下あてに送る際は「了解です」をそのまま用いることができますので、「先ほど連絡いただきました日程変更の件、了解です」「スポンサーへのプレゼン同行の件、もちろん了解です」などと使います。了解するの連用形「了解し」に丁寧の助動詞「ます」の連用形「まし」と完了の助動詞「た」で「了解しました」としても敬語表現となります。「プロジェクトチームの人選の件、了解しました」などと使うことができます。一方で、たとえ敬語表現だとしても「了解です」は目上の人や会社の取引先には使いません。それは了解という言葉自体に目上に使っては失礼にあたる意義が含まれているからです。目上の人に使う場合は「承知しました」「承りました」等の表現に言い換えたうえで「品質管理の周知徹底の件、承知いたしました」「改善報告書提出の件、承りました」などというように使います。
「了解です」を上司に伝える際の敬語表現
「了解です」は目上の人には使いませんので、上司には基本的にメールや手紙で使用する言葉遣いで対応します。「かしこまりました」「承知しました」「承りました」は文語としてだけでなく、口語で使用しても違和感がない表現ですから、対面して口頭で話す場合でもそのまま使うことができます。日常会話の中で「了解です」に内容が似た言葉として「わかりました」があります。対面でのコミュニケーションの場で使われがちな用語ですが、これも目上の人には使いません。「わかりました」は「判る、解る」などの意味を持ち、その事態が判断できるかできないかといった、理解能力に重点を置いた表現に用いられるケースが多くあります。常に高度な状況判断が求められるビジネスシーンでは非常に稚拙な言葉として捉えられがちですので、丁寧の助動詞「ます」を含んだ敬語表現であるとはいえ使わない方が無難です。
「了解です」の敬語での誤用表現・注意事項
「了解です」は丁寧語を含んだ敬語表現ですが、目上の人には使えない言葉ですので、その点に注意が必要です。「了解」には、理解する以外にも承認するという意味があります。承認とは本来、目上の権限者が許可を与えることを言いますので、目下の立場で「了解する」といえば、目上の人に指示をするのと同様の振る舞いを行おうとすることになるわけです。「おっしゃることはわかりました。そのとおりにやってもいいですよ」と目下の人から言われれば、上司としてはいい気持ちはしません。要するに、目上に対して「了解です」がNGなのは、敬語の表現方法以前に「了解」という言葉自体がふさわしくないということです。「了解です」を「了解でございます」などと、よりいっそう丁寧な表現に言い換えたとしても、目上の人にとっては失礼にあたることに何ら変わりはないのだという点に留意しなければなりません。
